我們在CIO沙龍或在客戶交流中經常會談到流程優(yōu)化，企業(yè)流程優(yōu)化到底應該優(yōu)化什么？
在企業(yè)內部任何優(yōu)化都是一場變革，變革就會有風險，會消耗資源，我們需要合理運用資源以獲取最大的價值，流程優(yōu)化的方向與范圍選擇是非常重要的。
企業(yè)流程優(yōu)化
一、在考慮方向時需要注意：
- 全局眼光：需要把你關注的方面，拿到公司整體來看一下，同時要結合公司的行業(yè)與業(yè)務特點，排優(yōu)先級。它是公司的核心業(yè)務嗎？比如當你在一個非技術型的公司，你去強調信息安全時，可能就會被忽視；
- 看涉及面：當涉及面足夠大時，流程優(yōu)化的的作用會更加明顯，這里提到的涉及面可以是業(yè)務量、也可以是組織、人員、流程等等；
- 看涉及的點是否關鍵：以人員為例，當你去優(yōu)化高級管理人員的流程時，其意義遠大于底層級人員，這可以反映到最終的財務結果。因為高層管理人員的時間成本是非常高的，高得超出一般人的想象程度，當通過流程優(yōu)化為高管層每人每天結約出五分鐘，那價值也是很大的。
- 看重復的頻律：重復頻律越高，其優(yōu)化的性價比也越高。當你面對一年才發(fā)生一次的業(yè)務時，無論該流程有多重要，其流程優(yōu)化的投入產出也不成比例。
二、當掌握了流程優(yōu)化的方向后，需要優(yōu)化流程的信息從何而來？即優(yōu)化范圍會有哪些？
這里給大家一些提示：
- 從歷史的報告中來，這包括審計發(fā)現、故障與事件報告等等，總之業(yè)務頻繁出現異常時，往往有流程控制上的缺陷；
- 從授權清單看，如果某個環(huán)節(jié)的授權過多，期間過長，以及授權不規(guī)范，往往是流程本身出現了問題；
- 如果有集中投訴的授理機制，那么投訴里大的環(huán)節(jié)，往往是需要優(yōu)化的對象。
- 向中高級管理層訪談。他們集中反映低效或無效的審批，往往是流程優(yōu)化的重點；
- 向頻繁接觸流程的各部門人員了解，比較各部門的業(yè)務助理，他們對公司的流程比較有發(fā)言權。
企業(yè)流程優(yōu)化方向和范圍
從本人多年的客戶案例分析來看，很多企業(yè)流程臃腫、低效，主要是有兩個因素：
- 沒有業(yè)務分類與分級，業(yè)務流程流轉上一刀切，導致流程效率過低。比如我們在測試HR流程中，就發(fā)現有些控制失效，是客服人員離職時，很多未經資產管理部門確認，違反了公司規(guī)定。但得到的解釋是按照公司的規(guī)定操作上有難度，因為客服人員流動大，而且他們接觸的資產不多，風險不大。如果在設計流程時，把人員分成幾類，低風險的人減少審批環(huán)節(jié)，建立一個審批矩陣就可以有效規(guī)避這類問題的發(fā)生。
- 由于缺乏事后的報告與質詢環(huán)節(jié)，管理層層層審批，無論業(yè)務重要程度，均采取事前控制。公司很多流程的簽字都要超過10個，簽到最后都跑到總裁那里了。很多簽字都是復核，本身缺乏實際的意義。如此實際上是控制失效，因為真的出了問題，無法問責，總不能把所有責任都歸到總裁那里。這里如果能多加此，補償控制，如定期報告、檢討會、審計或高層抽查的問責制等，可以減少大量的事前審批。ITIL中針對不同類型的事件的分級審批機制就是很好的借鑒。
那我們找到了優(yōu)化的方向和并確立的大致的優(yōu)化范圍之后，接下來就是要怎么優(yōu)化企業(yè)流程？
先來看看什么是流程優(yōu)化？流程優(yōu)化就是在流程設計以及實施過程中，通過對流程進行改進，來取得一個最好的效果，這就是對現在的工作流程的梳理，完善以及改進的過程，被統(tǒng)稱為流程優(yōu)化，對于流程的優(yōu)化，不管是對流程整體的優(yōu)化還是說對中間部分的改進，例如減少環(huán)節(jié)，改變時序等等，都是通過提高工作質量，提高工作效率以及降低成本，降低勞動的強度，節(jié)約能源消耗，然后保障產品的安全生產以及減少污染。
企業(yè)流程優(yōu)化基本方法
在企業(yè)流程優(yōu)化的基本方法分為五種。
第一、標桿瞄準法
這個標桿瞄準法又叫做benchmarking，它是指企業(yè)把自己的服務，經營實踐，產品以及成本，和很多在相關方面表現非常優(yōu)秀有成效的企業(yè)做比較，改進自己的企業(yè)經營業(yè)績不間斷的精益求精的過程。
第二、DMAIC模型
DMAIC模型，其實是實施6SIGMA的一套操作類方法，DMAIC管理中最經典以及最重要的管理模型，重點就是特別的側重于已有的流程優(yōu)化管理質量。
第三、ESIA分析法
ESIA分析法是一種以新的結構方式為使用用戶們提供價值的增值，反映到具體的流程設計上來，要盡可能減少流程中非增值活動調整流程中的核心增值活動，而基本原則就是ESIA，而ESIA分析法就是要建設流程中非增值活動的一個實用性的原則。
第四、ECRS分析法
ECRS分析法其實是取消ELIMINATE,合并COMBINE,調整順序REARRANGE。簡化SIMPLIFU的一個縮寫形式。
第五、SDCA循環(huán)
SDCA循環(huán)其實就標準化的維持，就是標準化，執(zhí)行，檢查以及調整總結的模式，它包括所有改進過有關流程的更新標準化，并且在這個流程優(yōu)化過程中使它能夠平衡運行下去，再進行檢查的過程。而且為了確保準確性。SDCA循環(huán)的目的就要實現這個流程的標準化以及穩(wěn)定現有的流程模式，使整個過程能夠滿足用戶的愿望以及需求。
