關(guān)于任務(wù)管理和 GTD 的一些方法論，相信少數(shù)派的讀者已經(jīng)都不陌生了。雖然日常工作中我已經(jīng)積累了一些任務(wù)管理的經(jīng)驗(yàn)，但在系統(tǒng)地學(xué)習(xí)了 GTD 的方法論之后，還是給了我一些不小的啟發(fā)。正好平日的任務(wù)管理方式已經(jīng)導(dǎo)致一些問題頻頻出現(xiàn)，我可以趁此機(jī)會(huì)找到癥結(jié)并做出合理的修正。
到目前為止，我的核心場景還是主線工作。我平日的工作場景和涉及到的工具包括：
在處理公務(wù)時(shí)，我會(huì)在 Tower 上新建項(xiàng)目，指派給其他人或者自己，方便查看進(jìn)度和跟蹤問題。在初期確立項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，我們會(huì)使用更輕量的石墨文檔來協(xié)作，通過簡單的討論和文案就能構(gòu)建出基本的思路。但是，在平時(shí)工作中我往往會(huì)有更多的時(shí)間浪費(fèi)在臨時(shí)的支線工作、緊急任務(wù)、會(huì)議和溝通交流中。不得不說，這些工作在不可控的同時(shí)，一旦疏于管理就會(huì)打亂我原本的工作節(jié)奏。
起初我會(huì)將這些任務(wù)隨手記錄在微信、印象筆記、A4 紙、滴答清單等工具上（你不知道任務(wù)什么時(shí)候來），但往往幾天過后，這些任務(wù)就被我遺忘了。至此，我大概明白了我的任務(wù)管理在哪里出了問題，或者說我的本質(zhì)需求在哪里。
首先，我需要合理地把控我的支線任務(wù)，這些任務(wù)通常多、雜、容易被打斷和遺忘。其次，我需要一個(gè)更中量級(jí)的工具，具備看板功能但是能提供多樣的任務(wù)查看方式。
為什么我需要多種查看任務(wù)的模式，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)在使用常規(guī)看板工具的過程中，查看當(dāng)天的任務(wù)及階段性的任務(wù)相對復(fù)雜，當(dāng)堆積的任務(wù)過多后，愈加難以處理。
在找工具的過程中，我了解并試用了市面上幾乎所有的看板類工具，最終選定了 Notion 作為我個(gè)人的日常任務(wù)管理工具。下面我會(huì)具體說說我是如何將 Notion 的獨(dú)特設(shè)計(jì)理念和我的工作流相結(jié)合的，而這些都是普通的看板工具做不到或者做起來相對復(fù)雜的地方。
多種視圖模式上面我已經(jīng)提到，我的支線工作中，存在很多時(shí)效性比較強(qiáng)的任務(wù)。在這種情況下，就需要看板有足夠的能力篩選并展示不同時(shí)間段內(nèi)的任務(wù)列表或其它視圖。雖然有些工具也會(huì)在側(cè)邊欄集成最近七天、今日任務(wù)等篩選功能，但是依然是基于看板給出，讓我覺得這些應(yīng)用并不是真心看重這個(gè)功能。而對于我來說，能夠用更簡單合理的方式總覽月度任務(wù)、清晰周任務(wù)、聚焦當(dāng)日任務(wù)、及時(shí)處理關(guān)鍵任務(wù)才是真正的解決方案，我說的這些點(diǎn)都可以通過 Notion 輕松地實(shí)現(xiàn)。
Notion 創(chuàng)造性地集合了五種基本類型于一體。一個(gè)文檔并不只能用一種展現(xiàn)方式，只要你愿意，你可以為同一個(gè)文檔設(shè)置多種視圖。提供的可選視圖如下，用戶可以按照按需求自由添加合適的種類，并且根據(jù)任務(wù)屬性（如時(shí)間）自動(dòng)關(guān)聯(lián)：
總覽月度任務(wù)不得不說，任務(wù)只要多起來，看板就會(huì)顯得無所適從，人一次性通常只能關(guān)注個(gè)位數(shù)的任務(wù)條目。精力集中起來，可能任務(wù)還能兼顧，但是一旦任務(wù)的時(shí)間拖長了，也許很早就下放的任務(wù)，卻在無形中被我們忽略了。
我用 Notion 的日歷模式來總覽我的月度任務(wù)。日歷模式不是縮小的看板，而是基于時(shí)間的任務(wù)流展示。在日歷上，我可以很好地查看任務(wù)的起止節(jié)點(diǎn)、持續(xù)時(shí)間，如果遇到過于復(fù)雜的任務(wù)還可以主動(dòng)拆分，避免我上面提到的時(shí)間過長而忽略重要任務(wù)的問題。關(guān)鍵的時(shí)間點(diǎn)還是更適合用時(shí)間節(jié)點(diǎn)來提前做好標(biāo)注，畢竟這種操作在日歷上更為直觀。
下周任務(wù)（從今日算起）卡片我選擇卡片模式作為周任務(wù)的視圖，因?yàn)閱渭兊牧斜砜傦@得不夠正式，而看板模式又不適合用時(shí)間維度來篩選查看。相比之下，卡片顯得更簡單清晰。
當(dāng)日任務(wù)列表我用列表來顯示當(dāng)日的任務(wù)，因?yàn)槲也幌Ｍ刻鞂χ粋€(gè)個(gè)看板發(fā)愁，當(dāng)日的任務(wù)簡單列舉就可以了，何必搞的那么復(fù)雜呢。
及時(shí)看板當(dāng)要查看多個(gè)任務(wù)的進(jìn)程時(shí)，看板模式又是必不可少的，用它管理項(xiàng)目和進(jìn)度，來得更方便易懂。
我的任務(wù)管理技巧和心得其實(shí)在使用工具管理自己的任務(wù)時(shí)，如果只是會(huì)分模板或者使用篩選來簡化自己的任務(wù)視圖，還不是算真的學(xué)會(huì)了任務(wù)管理，歸根究底還是要將軟件與實(shí)踐相結(jié)合，不斷優(yōu)化自己的任務(wù)管理方法論，才能算真的有所收獲。我們的最終目的是對自我的執(zhí)行能力和時(shí)間把控能力有一個(gè)良好的感知，而工具一直只是工具罷了。
我在實(shí)踐的過程中也遇到了一些問題，而我是這么解決他們的。
時(shí)間或能力不足，任務(wù)分配可執(zhí)行性差
造成以上問題的時(shí)候，通常是我們過度地高估了自己的能力或者高估了我們有的時(shí)間，最終結(jié)果會(huì)導(dǎo)致任務(wù)執(zhí)行艱難，延期家常便飯，而延期就意味著 GTD 的執(zhí)行出現(xiàn)了問題。
我的解決辦法是：
不隨意分配任務(wù)，盡量先分配少和精的任務(wù)；能快速分解的任務(wù)先處理后分發(fā)，只做任務(wù)執(zhí)行的追蹤和把控工作；應(yīng)對比較復(fù)雜的任務(wù)的時(shí)候應(yīng)該做需求拆分，做好前期的任務(wù) story，比如 A 任務(wù)可以拆成 A1、A2、A3，那就分開建立任務(wù)，每日完成一部分，養(yǎng)成拆分和完成大規(guī)模任務(wù)的能力。個(gè)別任務(wù)時(shí)間跨度長，容易被忽略
先前我的看板模式配置是：收集箱、處理中、處理完畢、知識(shí)歸檔，總共四項(xiàng)。知識(shí)歸檔是我在思考的時(shí)候額外加的一列，因?yàn)椴蛔稣砗蜌w檔的任務(wù)都是沉淀不了知識(shí)的，所以我將這一列獨(dú)立了出來。
在實(shí)際實(shí)踐地的過程中，我發(fā)現(xiàn)收集箱的任務(wù)直接到處理中的這個(gè)流程太理想化了。讓我們簡單思考下，一個(gè)任務(wù)從被分配到執(zhí)行的場景：
通常你的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)臨時(shí)給你指派一個(gè)任務(wù)；你立馬將任務(wù)加入到收集箱中；任務(wù)的溝通還在商務(wù)階段，但是你不得不開始做前期準(zhǔn)備；你迫不及待地開始處理任務(wù)，將任務(wù)加到了處理中；結(jié)果半個(gè)月過去了，商務(wù)告訴你現(xiàn)在可以開始對接了；如果你還能找到這個(gè)任務(wù)，我想也已經(jīng)沉在了處理中的底部。如果找不到了，那肯定是這半個(gè)月中某一天你實(shí)在看不下去提前關(guān)閉掉了，如果歸檔完畢了，你還得在處理中和知識(shí)歸檔里翻來翻去，重新激活開始處理。
對于這個(gè)常見問題，我的處理方式是，多加一欄預(yù)處理的列表。
對于我上方列舉的工作場景，可以直接放在預(yù)處理做好前期準(zhǔn)備。無論是下放到他人還是自己處理，都還只停留在預(yù)處理階段。這樣拆分的好處是，如果后期項(xiàng)目變大，就直接當(dāng)成項(xiàng)目來管理，如果還是小任務(wù)，就直接轉(zhuǎn)到處理中實(shí)施。
而你要聚焦的永遠(yuǎn)只是處理中的任務(wù)，那就是真的處理中，而不是等待中。
另外要注意的是，盡量減少長時(shí)間任務(wù)的分配，推薦把任務(wù)都拆分到三天以內(nèi)，方便把控。
以上都是我在實(shí)踐過程中的小心得。另外，我之后也對我的看板模式做了一些改進(jìn)，例如我取消了下周任務(wù)和當(dāng)日任務(wù)的視圖，因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)我關(guān)注他們的頻率很低。但是，這不意味著不適合別人，所以上文中我還是將我的全面思考呈現(xiàn)了出來。
當(dāng)然 Notion 的工作場景還有很多，這里我只是描述了我用它結(jié)合 GTD 的工作方式。如果你有更豐富的使用經(jīng)驗(yàn)，不妨在評(píng)論區(qū)留言，一起來發(fā)掘出 Notion 更多優(yōu)秀的使用場景。
